In Zeiten des Coronavirus, in denen die trauten vier Wände nur für dringende Erledigungen verlassen werden sollten, entsenden viele Arbeitgeber ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Bei der Arbeit von daheim aus sind neue, andere Herausforderungen zu meistern, als im Büro. Damit auch du das Beste aus deiner Zeit im Homeoffice herausholen kannst, zeigen wir dir, wie du möglichst produktiv den Arbeitsalltag zuhause meisterst.
Den Arbeitsplatz einrichten
Die Gestaltung des Arbeitsplatzes spielt eine entscheidende Rolle beim Arbeiten. Im Speziellen der Ausrichtung des Bildschirms und des Schreibtischstuhls solltest du Beachtung schenken. Für die Platzierung des Bildschirms gelten vor allem folgende Regeln:
- Nicht mit dem Gesicht zum Fenster sitzen. Das Helligkeitsgefälle ist beim Arbeiten vor dem Fenster zu hoch, dadurch bekommst du schnell müde Augen und Kopfschmerzen.
- Nicht mit dem Rücken zum Fenster sitzen. Der Lichteinfall ist auch hinter dem Fenster nicht optimal, denn das Licht spiegelt sich im Bildschirm und erschwert das Lesen am PC ungemein.
Optimal ist es, wenn du deinen Arbeitsplatz entlang eines Fensters mit Jalousien einrichtest. Das Licht fällt dir so weder ins Gesicht noch in den Bildschirm. Außerdem kannst du mit Hilfe der Beleuchtung an der Zimmerdecke steuern, wie hell es in deinem Arbeitszimmer ist. Das Display deines Laptops oder PC solltest du auf Augenhöhe, mit genügend Abstand direkt vor dir haben.
Nicht weniger wichtig, als die Platzierung des Bildschirms, sind Tisch und Stuhl. Ein Bürostuhl mit verstellbaren Rücken- und Armlehnen liefert dir den besten Komfort. Steht dir kein solcher Stuhl zur Verfügung, dann achte zumindest darauf, dass sich deine Körperhaltung in einem 90 Grad Winkel befindet. Das heißt Füße, Oberschenkel, Arme sind um 90 Grad angewinkelt. Generell gilt: Sitzhaltung zwischendurch wechseln! Wenn dir vor lauter Sitzen die Beine einschlafen, dann erledige einige Aufgaben im Stehen oder vertritt dir für ein paar Minuten die Beine. Wer in einem mehrstöckigen Haus wohnt, kann dafür die Treppen benutzen. Sobald dir auffällt, dass du gekrümmt sitzt, ist es Zeit für eine Bewegungspause.
Alles eine Frage des Workflows
Um fokussiert arbeiten zu können, braucht es gewisse Rahmenbedingungen. Diese im Homeoffice herzustellen, ist nicht immer ganz leicht. Konzentriere dich daher auf ein paar der wichtigsten Aspekte:
Ort der Ruhe
Idealerweise hast du zuhause ein eigenes Arbeitszimmer. Das besitzen jedoch nur die wenigsten, deshalb muss improvisiert werden. Wichtig dabei: Den Arbeitsplatz überlegt wählen. Wer Teleworking im Schlafzimmer betreibt, wird am Abend vermutlich nicht mehr so gut schlafen können. Auch Wohnzimmer oder Kinderzimmer eignen sich nicht als Homeoffice-Space. Das Familienleben unterbricht womöglich den Workflow und die stetige Geräuschkulisse erschwert konzentriertes Arbeiten. Am besten suchst du dir einen abgetrennten, ruhigen Raum, in dem du Ablenkung vermeiden kannst. Außerdem ist es hilfreich mit der Familie zu kommunizieren, zu welchen Zeiten auf keinen Fall gestört werden darf und wann Pause gemacht wird. Natürlich sollst auch du selbst nur dann die Arbeit unterbrechen, wenn unbedingt nötig (schnell das Wohnzimmer saugen oder die Wäsche machen zählt nicht dazu :-P).
Zeitmanagement und Tagesziele
Damit du dich über den Tag hinweg nicht in irgendwelchen Sinnlosigkeiten verlierst, gilt es Tagesziele zu definieren. Diese kannst du an deinem Homeoffice-Tisch festmachen und dir immer wieder vor Augen führen. Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten Überblick über alle Aufgaben zu bewahren und effizientes Zeitmanagement zu betreiben. Darunter die klassische To-Do Liste, Priorisieren mit der Eat-The-Frog-Methode (die schwierigste, unangenehmste Aufgabe wird gleich zu Beginn erledigt) oder dem Pareto Prinzip (wichtige, für den Unternehmens- oder Projekterfolg ausschlaggebende Aufgaben werden gleich zu Beginn erledigt).
Die Macht der Pause
Im Homeoffice neigen viele dazu, sich zu überarbeiten und den Bürosessel nie zu verlassen. Zuhause tummeln sich keine Kollegen, die bei einer Tasse Kaffee Infos austauschen möchten oder gemeinsam in die Mittagspause gehen. Deshalb solltest du dir selbst Pausen einteilen – am besten in Abständen von 90 Minuten. Warum? Unser Gehirn verarbeitet nachts alle 90 Minuten die Informationen des Tages. Dieser Vorgang lässt sich genauso gut auf den Tag ummünzen. Es ist außerdem sinnvoll, Pausen aktiv zu nutzen. Streck dich, lass Kopf und Schultern kreisen und wende den Blick vom Bildschirm ab. Das bringt deinen Blutkreislauf wieder in Schwung und du kannst mit neuer Energie in die nächste Aufgabe starten.
Kleider machen Leute
Und zu guter Letzt: Versuche Normalität zu schaffen. Wenn in den eigenen vier Wänden gearbeitet wird ist es sehr verlocken, sich im Schlafanzug hinzuhocken oder im Bett Mails zu checken. Davon ist aber abzuraten, denn: Kleider machen Leute! Routinen sollten auch im Homeoffice beibehalten werden. Dazu gehört es, sich morgens für die Arbeit anzuziehen und fertig zu machen und abends wieder in die Jogginghose zu schlüpfen. Auf diese Weise ziehst du eine klare Grenze zwischen Arbeits- und Entspannungsphase.
Tools und Tipps – Kommunikation im Homeoffice
Zu allererst sollte geklärt werden, über welche Kanäle Austausch stattfindet. Es gibt einige hilfreiche Apps und Tools, die Kommunikation und Projektmanagement im Homeoffice erleichtern.
- Chatten: Slack, WhatsApp-Web
- Videokonferenzen: team.video, Zoom, Skype, Google Hangouts
- Projektmanagement: Trello, Basecamp, Asana, Evernote
- Gemeinsame Datenbearbeitung und Speicher: Google Drive, OneDrive
- Dateienübermittlung: WeTransfer
Wenn jeder von zuhause aus arbeitet, erfordert das eine Umstellung in der Kommunikation miteinander. Dabei solltest du folgende Dinge beachten:
- An- und Abmelden. Sich bei den Kollegen mit einem netten „Guten Morgen“ anzumelden und auch abends ein kurzes „Tschüss, bis morgen“ in die Chatrunde zu werfen ist nicht nur freundlich, sondern signalisiert den anderen, wann du erreichbar bist und wann nicht. Selbes gilt, wenn du in ein Telefongespräch gehst oder die Arbeit kurz unterbrichst. In vielen Messengern lassen sich auch Abwesenheitsnotizen einstellen.
- Richtige Kommunikationskanäle wählen. Habe ich ein Problem, das so komplex ist, dass es einen Videocall braucht? Schreibe ich ein kurzes E-Mail oder ist eine Chatnachricht ausreichend? Überlege dir im Homeoffice genau, welches Problem, welche Art der Kommunikation erfordert. Dabei ist es wichtig zu berücksichtigen, dass Geschriebenes oft zu Missverständnissen führt. Deshalb vor allem Kritik, Anmerkungen oder Verbesserungsvorschläge lieber persönlich kommunizieren.
- Ansprechpartner festlegen. Es ist für alle Beteiligten wichtig zu wissen: Wen kann ich wann zu welchem Thema erreichen? Eine Liste mit Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpersonen sollte für jeden zugänglich sein.
- Video-Meeting Netiquette. Videokonferenzen sind ein beliebtes Mittel zum Austausch, haben aber ihre Tücken. Je mehr Leute im Videochat sind, desto eher wird durcheinander geredet und Aussagen lassen sich nicht mehr zuordnen. Wichtig ist es daher, die Teilnehmerzahl von vornherein zu begrenzen und sich zu überlegen, welche Personen es wirklich beim Meeting braucht. Bereits vor der Konferenz kannst du dir überlegen, was auf der Agenda steht und ob du Fragen dazu hast. So lässt sich unnötiges Ausschweifen vermeiden. Und ganz wichtig: Ausreden lassen. Sollte selbstverständlich sein, ist bei Videokonferenzen aber oft ein Problem.
Hygienemaßnahmen
Du arbeitest zwar im Homeoffice, aber auch daheim ist es wichtig, sich an Hygienemaßnahmen zu halten. Regelmäßiges Händewaschen, nicht ins Gesicht greifen, in Armbeuge husten und niesen – das sind Basics. Zusätzlich solltest du zwischendurch Tastatur, Maus und vor allem Smartphone (die größte Bazillenschleuder überhaupt) desinfizieren. Ein sauberer, aufgeräumter Schreibtisch ist nicht nur hygienischer, sondern auch übersichtlicher. So lässt sich Chaos vermeiden, denn Chaos am Tisch führt zu Chaos im Kopf und dementsprechend auch zu chaotischen Arbeitsweisen.
Mitarbeiter, dort wo es möglich ist, in Heimarbeit zu entsenden ist eine der besten Lösungen, um die Ausbreitung von COVID-19 zu verhindern. Bis das Virus eingedämmt ist, müssen wir alle an einem Strang ziehen, um uns selbst und unsere Mitmenschen bestmöglich zu schützen. Daher heißt es vorerst: Zuhause bleiben. Und wenn es im Homeoffice manchmal anstrengend wird – zuversichtlich stimmen, das Beste daraus machen! Dann ist es umso erfreulicher, wenn in Zukunft wieder alles wie gewohnt im Büro weitergeht.
